Вступ

З метою реалізації положень Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) та пункту 7 Плану заходів щодо реалізації Стратегії реформування системи публічних закупівель («дорожньої карти»), затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 № 175-р та пункту 4 глави 6 розділу ІІ розпорядження Кабінету Міністрів України від 27.05.2016 № 418-р «Про затвердження плану пріоритетних дій Уряду на 2016 рік» Мінекономрозвитку запроваджено пілотний проект з організації діяльності централізованої закупі вельної організації.
Порядок реалізації зазначеного пілотного проекту затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 23.11.2016 № 928 (далі-Постанова). З метою практичної реалізації пілотного проекту наказом Мінекономрозвитку від 30.11.2016 № 2015 було створено Державну установу «Професійні закупівлі», яка виконуватиме функції централізованої закупівельної організації (далі — ЦЗО).

Згідно з пунктом 36 частини 1 статті 1 Закону, «ЦЗО — це юридична особа, яка організовує і проводить процедури закупівель та закупівлі за рамковими угодами в інтересах замовників відповідно до Закону. ЦЗО набуває усіх прав та обов’язків замовників та несе відповідальність згідно із законами України».

Відповідно до Постанови протягом 2017 року ЦЗО в пілотному режимі проводились закупівлі окремих товарів в інтересах Центральних органів виконавчої влади (далі — ЦОВВ).
Одним із завдань реформи сфери публічних закупівель є запровадження механізму централізованої закупівлі з оптимальним збереженням переваг децентралізованої моделі, що функціонує на сьогодні. Цим інструментом і є централізована закупівельна організація.
Основною метою запровадження централізацованої закупівельної організації перш за все є професіоналізація, економія бюджетних коштів за рахунок агрегації та контроль за витратами коштів бюджету.

Перед пілотним проектом були поставлені такі цілі:

- опробування на практиці механізму централізованих закупівель;
- підвищення ефективності закупівель шляхом централізації та проведення процедур на професійному рівні.

Очікувані результати пілотного проекту:

- забезпечення економії бюджетних коштів;
- професійність проведення процедур закупівель;
- нормативне та технічне забезпечення діяльності централізованої закупівельної організації для централізації та професіоналізації закупівель.

Основними функціями та завданням Установи в рамках пілотного проекту є:

- здійснення закупівель в інтересах замовників, відповідно до ЗУ «Про публічні закупівлі», з метою зменшення їх витрат на товари і послуги з одночасним збереженням належної якості;
- проведення аналізу та узагальнення потреб замовників у закупівлях, в інтересах яких Установа буде здійснювати закупівлі;
- організація навчання з питань публічних закупівель та сприяння професіоналізації закупівельної діяльності;
- надання консультаційної та інформаційної допомоги учасникам закупівель (замовникам і постачальникам).

Результати діяльності
Державної установи "Професійні закупівлі"

В рамках реалізації пілотного проекту було досягнуто наступних результатів:

Проведено закупівлі в інтересах замовників — Центральних органів виконавчої влади (ЦОВВ) та Секретаріату Кабінету Міністрів України (СКМУ)

ДУ «Професійні закупівлі» було проведено 13 процедур відкритих торгів за 35 лотами в інтересах 20 замовників.
У результаті процедур, що були проведені Державною установою, укладено 22 контракти на сукупну суму 6 825 948 грн. для 13 замовників, у т. ч. для Господарсько-фінансового департаменту Секретаріату Кабінету Міністрів України, Міністерства закордонних справ України, Міністерства охорони здоров’я, Міністерства молоді та спорту України, Міністерства культури України, Міністерства юстиції України, Фонду державного майна та інших центральних органів виконавчої влади.

На кінець 2017 року були виконані всі контракти, укладені за результатами процедур закупівлі, що проводила пілотна установа. Звіти про виконання договорів розміщено в електронній системі.

Державна установа закуповувала для своїх замовників наступні категорії товарів:
- папір офісний для друку;
- канцелярське приладдя;
- дошки для написання маркерами;
- персональні комп’ютери;
- принтери та багатофункціональні пристрої для друку;

Досягнуто економії бюджетних коштів

Пілотною закупівельною організацією за укладеними договорами було досягнуто економії 1 029 949 грн., або 13,14% від очікуваної вартості предметів закупівлі.
ЦЗО закуповувала товари для замовників за найнижчими цінами.

Так, Державною установою було порівняно закупівельні ціни на папір для друку формату А4 (клас «А» та «С» ), що закуповувався ЦЗО, із закупівельними цінами на папір з максимально схожими технічними характеристиками в аналогічний період, що купували інші замовники.

Діаграма 1
Порівняння закупівельних цін на папір для друку формату А4, клас «С».

Централізована закупівельна організація

Інші замовники

Результати порівняльного аналізу показують, що ціна на папір, який закуповувала ЦЗО, є найнижчою або дуже низькою порівняно із закупівельними цінами інших замовників.
Було знайдено лише декілька випадків, коли ціна з процедур ЦЗО була несуттєво вищою, ніж у інших замовників. Але тут можливі відхилення, пов’язані із сезонними коливаннями, додатковими умовами та іншими факторами. Одним із важливих чинників, що впливає на досягнення низьких цін та значної економії, є висока конкуренція між учасниками на торгах пілотної ЦЗО. В середньому на аукціони, оголошені держустановою, приходили 3,8 учасників.

Надано консультаційну та інформаційну допомогу учасникам закупівель (замовникам і постачальникам)

Протягом пілотного проекту Державна установа «Професійні закупівлі» надала консультаційну допомогу у створенні тендерної документації та примірного договору проведення закупівель у системі Прозорро, організації закупівельної діяльності на підприємстві, розробки технічних характеристик предмета закупівлі.
Загалом було надано консультативні послуги для 7 замовників — ЦОВВ, державних підприємств та органів місцевого самоврядування.

Також ДУ «Професійні закупівлі», за зверненням Секретаріату КМУ, долучилась до закупівлі товарів (комп’ютери, ноутбуки, принтери, електричні прилади, маркерні дошки, меблі та інше) для потреб новостворюваних структурних підрозділів міністерств, які беруть участь у реформі державного управління, — Директоратів.
У рамках цього проекту ДУ «Професійні закупівлі» надала консультативну допомогу 12 міністерствам. Було створено 5 пакетів тендерної документації для проведення торгів та уніфіковано технічні характеристики для 19 закуповуваних товарів.
У межах реформи державної служби пілотна ЦЗО також безпосередньо провела три процедури закупівлі для Директорату Міністерства охорони здоров’я. Було закуплено комп’ютери, принтери та маркерні дошки.

Проведено навчання з питань публічних закупівель та сприяння професіоналізації закупівельної діяльності

Співробітники державної установи провели 15 лекцій на тему «Централізація як явище. Особливості централізованих закупівель» у ході одноденних навчальних семінарів для закупівельників, що проводив навчальний центр Державного підприємства «Прозорро». За цей час близько 300 закупівельників, які взяли участь у лекціях, отримали знання з методів централізації закупівель, практики вивчення ринку та формування технічних вимог до предмета закупівлі при проведенні тендерів.

Представники ДУ також прийняли участь в трьох воркшопах, що проводила Київська школа економіки. У ході заходів, в яких прийняли участь біля 60 закупівельників та фахівців в сфері публічних закупівель, співробітники пілотної ЦЗО розповіли про практики та методи роботи централізованої закупівельної установи.

Участь у створенні нормативного забезпечення діяльності централізованої закупівельної організації

Надано рекомендації та взято участь у розробці проекту постанови КМУ «Про особливості створення та діяльності централізованих закупівельних організацій».

У межах підготовки проекту постанови було проаналізовано досвід пілотної ЦЗО в Україні та діючих ЦЗО в країнах ЄС, проведено дослідження ринку та внутрішніх потреб організації, зроблено розрахунки щодо бізнес-моделі за альтернативними сценаріями. У форматі робочої групи було описано та передано необхідну інформацію, що лягла в основу проекту постанови.

Впровадження нових практик та методів у закупівлях

Для виконання функцій організації, що проводить закупівельну діяльність в інтересах інших замовників, пілотним проектом були впроваджені та випробувані нові практики та методи закупівель.

Здійснення закупівель уповноваженими особами-закупівельниками

У Законі України «Про публічні закупівлі» як альтернативу тендерним комітетам було запроваджено поняття «уповноваженої особи», або фахівця з публічних закупівель. У «Стратегії реформування системи публічних закупівель» також зазначається наступне:

«Професіоналізація публічних закупівель передбачатиме поступову ліквідацію комітетів конкурсних торгів у поєднанні з поглибленим навчанням спеціалістів на основі використання сучасних методик та технологій»

Отже, Державна установа, впроваджуючи сучасні практики закупівель, відмовилась від створення тендерного комітету. Проведення торгів в установі здійснюють фахівці із закупівель — уповноважені особи. Перевага такого рішення полягає у відповідальному ставленні та більш професійному підході фахівця-закупівельника до проведення процедур, кращої керованості процесом закупівлі, більш високої швидкості та якості прийняття рішень.

Опрацьована модель передачі закупівельної функції від замовника до централізованої закупівельної установи

Постановою Уряду визначено порядок взаємодії та розподіл завдань між замовником та Установою, серед яких:

«закупівельна організація в інтересах замовників оприлюднює інформацію про закупівлю, визначає процедуру закупівлі, розглядає та приймає рішення щодо скарг суб’єктів оскарження процедури закупівлі»;

«надає роз’яснення щодо тендерної документації, розглядає тендерні пропозиції, звертається за підтвердженням інформації, визначає переможця та приймає рішення про намір укласти з ним договір».

Отже, пілотним проектом ЦЗО на практиці було опрацьовано порядок взаємодії із Замовником у процесі визначення потреби у закупівлі та передачі предмету закупівлі від замовника до ЦЗО.

Було побудовано бізнес-процес проведення централізованих процедур закупівель. Визначено основні етапи процесу:
- збір потреб від замовників;
- оброблення форми збору потреб та публікація зведених відомостей потреб;
- аналіз ринку для визначення очікуваної вартості закупівлі;
- проведення закупівлі згідно із чинним законодавством.

Варто зазначити, що з початком роботи ЦЗО одним з найбільших викликів було подолання недовіри замовників до новоствореної структури та самої ідеї передачі власних закупівель сторонній організації.

З метою донесення принципів роботи та переваг централізації закупівель було проведено 3 відкриті зустрічі, а також велика кількість індивідуальних зустрічей із потенційними замовниками. Завдяки відкритості та наданню повної інформації вдалось залучити чималу кількість ЦОВВ для участі в пілотному проекті та реалізувати на практиці функцію закупівель в інтересах іншої організації-замовника.

Впроваджено принципи категорійного управління в закупівлях

У традиційній практиці закупівель формування технічних вимог до товарів здійснює внутрішній замовник. Закупівельний підрозділ, як правило, не має кваліфікованих фахівців із глибоким знанням ринку та товарів у певній категорії. Окремих підходів, що дозволяють сформувати якісні технічні вимоги по кожній товарній групі, здебільшого, не існує. Звичайно, це негативно впливає на якість проведення закупівель.

ЦЗО впровадила професійний підхід до вивчення ринку та формування вимог до предмету закупівель. Пілотний проект залучає фахівців, що мають спеціальні знання у відповідній категорії товарів, фокусується на глибокому аналізі інформації про ринок, розумінні потреб та пріоритетів замовника в тій чи іншій категорії товарів.

Новою практикою ЦЗО стало впровадження ролі категорійного менеджера, який управляє закупівлями в певній категорії товарів, що пропонуються замовникам. Він аналізує інформацію про ринок та ринкову пропозицію, вивчає споживчі властивості товарів, формує технічні вимоги. Також його завданням є підготовка тендерної документації в частині технічних специфікацій та вимог, визначення очікуваної ціни для аукціону, участь у розгляді тендерних пропозицій учасника щодо технічних вимог.

Налагоджено взаємодію з постачальниками товарів та послуг, залучено експертне середовище

При формуванні технічних вимог та специфікацій товарів та послуг ми діємо з переконанням, що саме виробники, постачальники, рітейлери найкраще розуміють властивості та технічні характеристики товарів і послуг, що ними виробляються або надаються, та володіють кращим знанням відповідних ринків. Виходячи з цього, постійна комунікація, зворотний зв’язок та спільна робота з експертами ринку має для нас надважливе значення.

При підготовці тендерної документації ДУ «Професійні закупівлі» проводить консультації з експертами ринку відповідної категорії товару. Найбільше напрацювань наразі у сфері технічних характеристик паперу, канцелярських товарів, комп’ютерів та пристроїв друку й сканування.

Наразі створено пул експертів з числа представників постачальників для консультацій з технічних характеристик предметів закупівлі та кваліфікаційних вимог до учасників торгів. Близько 15 експертів та представників постачальників входять до постійно діючої профільної робочої групи з розробки номенклатури каталогу ЦЗО в розділі канцелярських товарів та більш ніж 20 експертів — у категоріях комп’ютерна техніка та друкуючі пристрої.

З початку пілотного проекту було проведено близько тридцяти робочих зустрічей з експертами ринку в форматі консультацій щодо технічних характеристик товару, проведено 5 великих зустрічей з учасниками ринку.

Відкриті зустрічі з представниками ринку мають на меті також покращити якість тендерних пропозицій. Це і “робота над помилками” з учасниками попередніх процедур закупівель, висвітлення помилок та упущень при підготовці тендерних пропозицій; і опрацювання особливостей формування документів для участі в публічних закупівлях та акцентування уваги на особливостях централізованих закупівель.

Завдяки проведенню відкритих зустрічей, на яких постійно транслюються принципи прозорості нашої роботи та рівні можливості учасників ринку, ДУ «Професійні закупівлі» сприяє заохоченню потенційних учасників приймати участь у проведених нами електронних торгах. З метою підвищення кількості учасників додатково проводилось інформування про оголошені пілотною ЦЗО процедури закупівлі.

У результаті показник середньої кількості учасників на торгах держустанови складає 3,8 на кожну оголошену закупівлю, що в 1,5 раза перевищує середній показник по системі «Прозорро».

Проведено аналіз потреб замовників — учасників пілотного проекту щодо закуповуваних товарів та послуг

Здійснюючи закупівлі в інтересах замовників — учасників пілотного проекту, ми, звичайно, відштовхуємося саме від їх потреби, тому аналіз потреб замовника є надважливим етапом роботи ЦЗО.

В ході попереднього анкетування ми отримали побажання відносно груп та категорій товарів, у яких є потреба в закупівлях. Дещо важче було отримати однозначні формулювання потреб по конкретних номенклатурних позиціях з конкретними технічними характеристиками. За винятком високопрофесійних та досвідчених закупівельників, яких не так вже й багато, більшість представників замовника формулює свої технічні завдання не завжди коректно та професійно. У цьому випадку шлях уніфікації характеристик товарів і послуг, які закуповуються ЦЗО, звичайно, є кращим рішенням для здійснення закупівель в інтересах багатьох замовників.

Маючи загальні потреби по групах та категоріях від замовників, ми пішли шляхом, коли замовник може обирати бажані характеристики з уже наявних позицій в каталозі ЦЗО, номенклатура якого створювалась, спираючись на ринковий досвід та узагальнену інформацію, надану експертами та постачальниками. Звичайно, у замовника є можливість висловити свої побажання, запропонувати зміни до існуючих або додати нові номенклатурні позиції. Отже, при підготовці перших тендерних процедур у формі збору потреб були використані характеристики товарів, які є частиною агрегованого каталогу.

Також ведеться робота щодо закупівель за індивідуальними потребами замовників, особливо якщо це стосується складних товарів з великою варіативністю конфігурацій при індивідуальних потребах використання.

Напрацьовані таким чином специфікації в подальшому можуть стати основою для уніфікованих характеристик, які увійдуть до агрегованого каталогу товарів та послуг ЦЗО. Так, було проведено дослідження характеру користування замовників комп’ютерами. В ході дослідження було виявлено три категорії комп’ютерної техніки, які за характером використання та використовуваним програмним забезпеченням найчастіше використовують у міністерствах та державних установах.

Створено уніфіковану номенклатуру та каталог ЦЗО

Одним із важливих чинників впровадження централізації закупівель є можливість об’єднання однотипних закупівель та проведення закупівель на централізованій основі, що може сприяти суттєвому скороченню витрат, пов’язаних із закупівлями як для організацій замовників, так і постачальників.

Стандартизація полегшує збір та обробку інформації, адже товари описуються точно і однозначно, оскільки різноманітність моделей обмежена.

Стандартизація також дозволяє постачальникам використовувати істотну економію на масштабі за рахунок поставки або випуску великої кількості одного і того ж товару. Це зазвичай знижує одиничну вартість продукту і дає покупцеві можливість знизити свої витрати при виборі постачальника та присудженні контракту.

У ході реалізації пілотного проекту було виявлено кілька переконливих переваг використання стандартних характеристик для товарів та послуг:
- використання каталогу стандартних специфікацій унеможливлює маніпуляції замовника задля підігрування обраному постачальнику, прописуючи дискримінаційні вимоги щодо технічних характеристик;
- зрозуміло сформульовані вимоги до предмета закупівлі, а також однозначні критерії оцінки пропозиції створюють постачальнику більшу мотивацію для участі у тендері та більшу впевненість у прозорості та чесності розгляду поданих пропозицій;
- характеристики, приведені до єдиного стандарту, як і стандартна тендерна документація, значно зменшують час учасника на підготовку до тендера;
- об’єднання кількох замовлень в єдину процедуру зменшує операційні витрати постачальника на участь в аукціоні;
- типові товари дадуть у майбутньому можливість об’єднати невеликі замовлення у великі лоти.

Каталог ЦЗО — це перелік профілів товарів, що є уніфікованими (стандартизованими) описами їх технічних характеристик і які можуть закуповуватися ЦЗО для замовників. Для зручності всі товари згруповано за ознакою їх спільного використання з прив’язкою до класифікатора CPV (єдиний закупівельний словник ДК 021)

Каталог використовується для визначення замовником потреб у закупівлі та передачі замовлення до ЦЗО. Він також забезпечує зручний пошук товарів та послуг за їх основними ознаками у переліку стандартних товарів та послуг ЦЗО. Кожен уніфікований профіль містить опис технічних характеристик та якісні вимоги до предмета закупівлі.

Формування каталогу

При формуванні асортименту ми спираємося на товари та послуги, які найчастіше закуповуються центральними органами виконавчої влади. Завданням централізації є уніфікація товарів та їх якісних характеристик для можливості об’єднання у великі закупівлі. Отже, з початком проекту перед нами постало питання механізму такої уніфікації.

На ринку споживач стикається з величезним різноманіттям товарів та послуг. Але розбіжності між товарами різних виробників часто мають незначний характер — насправді унікальних товарів не так багато, як їх варіацій, а набір характеристик часто є надлишковим.

Створюючи номенклатуру ЦЗО, ми звужуємо надлишковий вибір для досягнення оптимального асортименту товарів та послуг із чітко визначеними характеристиками для державних замовників.

Фахівцями ЦЗО розроблено методологію створення уніфікованих технічних характеристик груп товарів для каталогу за допомогою зведених таблиць та накладання фільтрів.

Також було розроблено бізнес-процеси створення уніфікованих технічних специфікацій та проведення маркетингових досліджень ринку:
- визначення категорій або груп товарів, по яким буде створено технічні специфікації;
- отримання консультацій та перелік технічних характеристик груп товарів від учасників ринку (постачальників/виробників);
- внесення технічних характеристик груп товарів та їх обробка у зведених таблицях;
- формування уніфікованої номенклатури.

Уніфіковано тендерну документацію

Пілотною ЦЗО було створено уніфіковану тендерну документацію та єдиний проект договору для різних груп товарів, які закуповувались в інтересах ЦОВВ. Під час підготовки тендерної документації єдиний уніфікований проект договору погоджувався з усіма замовниками, в інтересах яких проводилися процедури закупівель.

За результатами проведених процедур договори із постачальниками були підписані Господарсько-фінансовим департаментом Секретаріату Кабінету Міністрів України, Міністерством юстиції України, Міністерством охорони здоров’я України, Міністерством молоді та спорту України, Фондом державного майна України та іншими ЦОВВ.


Проведені дослідження

Дослідження світової практики діяльності ЦЗО

Досліджено практику та досвід створення й функціонування ЦЗО у європейських країнах та у світі. Досліджено досвід формування та використання стандартизованих специфікацій товарів, е-Каталогів.

Досліджено вітчизняні практики закупівель

Опрацьовано кращі практики великих замовників у сфері публічних закупівель та враховано їх під час створення власної уніфікованої тендерної документації.

Інструменти аналізу для внутрішніх потреб

Під час провадження пілотного проекту та для аналізу даних, окрім стандартних офісних пакетів, використовуються відкритий модуль аналітики bi.prozorro.org та професійний модуль bipro.prozorro.org. У професійному модулі налаштовано більше 10 наборів даних та об`єктів для аналізу закупівель ЦЗО та у системі загалом.

Аналіз закупівель ЦОВВ у 2017 році як потенційного обсягу замовлення для ЦЗО

Для планування діяльності ЦЗО у 2018 році було проведено аналіз закупівель 65 ЦОВВ що здійснювались у 2017 р., частина яких може бути передана на централізований рівень. Таким чином, було відокремлено групи товарів, які доцільно передавати на ЦЗО в майбутньому, та групи, які вже можуть бути передані. Першими групами стали: канцелярські товари, комп`ютерна техніка та периферійне обладнання, меблі, побутові товари. Наступні групи будуть визначені шляхом подальшого аналізу, досвіду проведення закупівель через ЦЗО та попиту замовників.

Планування та прогноз внутрішніх витрат ЦЗО у 2018 році

На базі досвіду пілотного проекту було розроблено розрахунки щодо необхідної кількості кадрів, ресурсів, обсягу замовлень та інших показників для ведення стабільної та результативної діяльності. Такий план дає змогу будувати роботу організації та оцінювати темпи зростання та сталість розвитку.

Аналіз часових витрат на підготовку процедури закупівлі

Проведений аналіз показав, що на підготовку первинної процедури закупівлі витрачається 30 днів, тоді як на підготовку наступної — лише 5 днів. Таке скорочення стало можливим завдяки приведенню процедури закупівлі до єдиного стандарту (уніфікована тендерна документація, уніфіковані технічні характеристики).


Розвиток персоналу Державної установи "Професійні закупівлі"

Свою діяльність Державна установа «Професійні закупівлі» розпочинала з маленького штату працівників, який складався з трьох співробітників. На кінець 2017 року в Державній установі на постійній основі працюють дванадцять спеціалістів. Керівництво установою здійснює директор, основну діяльність установи забезпечують юрист, два спеціалісти із закупівель, три спеціалісти з питань дослідження ринку, аналітик, бухгалтер, інспектор з кадрів, уповноважена особа з питань запобігання корупції та менеджер з корпоративного розвитку.

Найважливішим завданням ЦЗО є професіоналізація персоналу за рахунок поглиблення його знань щодо правових і процедурних аспектів, конкретних ринків та потреб замовників. Співробітники Державної установи «Професійні закупівлі» вдосконалюють свої професійні навички, беручи участь у навчаннях, семінарах, курсах підвищення кваліфікації, пов’язаних із організацією процесу закупівель.

Результати перших процедур закупівлі, проведених ДУ «Професійні закупівлі», продемонстрували, що кваліфікований персонал може істотно посприяти підвищенню ефективності закупівель.

При закупівлі через ДУ «Професійні закупівлі» замовники можуть сконцентруватися на своїй основній діяльності, а не відволікатися на управління процесом закупівлі. Висококваліфікований персонал становить одну з найбільших цінностей ЦЗО, оскільки його наявність прямо впливає на підвищення правової та договірної визначеності, а також дозволяє підвищити якість послуг, що надаються замовникам.


Аналіз проведених закупівель

Аналіз результатів проведених торгів

З початку пілотного проекту 20 ЦОВВ надали заявки на проведення процедур закупівель. За рік було проведено закупівлі та укладено 22 контракти для 20 ЦОВВ. Для 7 ЦОВВ закупівлі з різних причин не відбулися.

ДУ «Професійні закупівлі» було проведено 13 процедур відкритих торгів за 35 лотами.

Одна процедура не відбулася за браком достатньої кількості учасників. Ще одна — з причин відхилення всіх пропозицій.

Найбільшим випробуванням для пілотної установи був перший тендер на закупівлю офісного паперу для друку. 12 ЦОВВ були об’єднані в одну закупівлю у 12 лотах. Тендерні пропозиції надали 7 учасників. За результатом процедури тільки за трьома лотами були укладені договори. Один лот не відбувся через подання для участі у торгах менше двох пропозицій. Торги по 8 лотам відмінені у зв’язку з відхиленням всіх тендерних пропозицій. Причини відхилення — відсутність документів на підтвердження встановлених вимог (у тому числі ст. 17 Закону), невідповідності пропозиції учасника необхідним технічним та якісним характеристикам предмета закупівлі.

Проаналізувавши ситуацію, ми прийшли до висновку, що причинами були погана підготовка учасників (в тому числі брак досвіду в нових учасників), нерозуміння особливостей роботи з новою установою-замовником, неврахування учасниками вимог щодо якості товару.

Як відомо, публічні закупівлі потребують досить прискіпливого ставлення до підготовки пакета документів із тендерною пропозицією. Помилки, невідповідності, неточності в пропозиціях учасників, на жаль, не є рідкістю у публічних закупівлях. Відсутність, наприклад, формальної довідки у складі документації призводить до відхилення тендерної пропозиції учасника, навіть якщо відомо, що учасник є досвідченим постачальником та пропозиція, у всьому іншому, відповідає вимогам. У практиці закупівель часто трапляється, що замовники заплющують очі на деякі невідповідності та акцептують пропозицію учасника, яка формально чи по суті не відповідає вимогам тендерної документації, що є порушенням закону.

Розуміючи всю відповідальність та високі очікування щодо професійності, ДУ демонструє принципову та безкомпромісну позицію у цьому питанні, — адже дотримання вимог законодавства та рівне, без винятку, ставлення до всіх учасників торгів є нашою принциповою позицією.

ЦЗО також розуміє свою відповідальність, що полягає в необхідності закупівлі для ЦОВВ товарів належної якості. У підготовці тендерних завдань ми дотримуємось балансу між вимогливістю щодо якості товару та можливістю забезпечення альтернативних пропозицій з метою посилення конкуренції між виробниками та постачальниками товару. Очевидно, що не всі учасники відповідально поставились до вивчення вимог та подання пропозицій — деякі запропонували товар, що не відповідав технічним вимогам, викладеним у тендерній документації.

Для того щоб покращити ситуацію, Державною установою було проведено кілька відкритих зустрічей з постачальниками у форматі «робота над помилками». Було проаналізовано типові помилки, надано рекомендації щодо підготовки тендерної документації, акцентовано увагу на необхідності дотримання вимог щодо відповідності технічних характеристик.

Такий підхід дав позитивний ефект, адже наступні процедури проходили зі значно вищим відсотком якісних пропозицій

Діаграма 2
Співвідношення кількості відмінених лотів та лотів по яким торги відбулися.

Відбулися

Не відбулися

Вже по другій процедурі закупівлі, що складалася з 6 лотів для 6 ЦОВВ було прийнято 5 рішень про намір укласти договір. Тільки по 1 лоту торги було відмінено у зв’язку з поданням для участі в них менше двох тендерних пропозицій.


Повторні звернення замовників

Позитивним досягненням стало те, що за цей час пілотна установа отримала постійних замовників. 6 ЦОВВ зверталися до ЦЗО з повторними замовленнями.

Так, неодноразово зверталися та найбільш активно співпрацювали з держустановою Міністерство охорони здоров’я (сума закупівель 2,7 млн грн.), Господарсько-фінансовий департамент СКМУ (1 млн грн.), Міністерство культури (1 млн грн.) та інші.


Скарги та вимоги

Попри досить високу кількість відхилень учасниками не було подано жодної скарги до Антимонопольного комітету України, що доводить прийняття учасниками обґрунтованості відхилень.

Всього учасники подали 12 вимог та питань щодо закупівель, на які було надано розгорнені відповіді. Також проаналізована інформація була використана при покращенні набору кваліфікаційних критеріїв та умов договору.

Характерно, що велика кількість питань та вимог містила інформацію, в якій учасники звертали увагу уповноважених осіб ЦЗО на порушення з боку інших учасників. Це доводить, що учасники довіряють професіоналізму співробітників ЦЗО та намагаються у передбаченому Законом порядку досягати власних цілей.


Потенціал централізації

У ході діяльності пілотного проекту в 2017 р. від потенційних замовників надходили численні запити з потребами у закупівлі товарів та послуг, які потенційно може задовольнити централізована закупівельна організація, але які з тих чи інших причин не могли бути задоволені пілотною ЦЗО.

Ці потреби (ми відносимо їх до незадоволеного попиту) можна умовно розділити на кілька груп:

Товари або послуги, в закупівлі яких була потреба та які не внесені до списку закупівель, котрі могли виконуватися ЦЗО (перелік товарів та послуг, затверджений Наказом Мінекономрозвитку від 12 січня 2017 року (№ 20 «Про організацію діяльності централізованої закупівельної організації в рамках реалізації пілотного проекту»).

- Міністерство екології та природних ресурсів України звернулося до ЦЗО з проханням закуповувати весь об’єм потреб у закупівлях самостійно ДУ «Професійні закупівлі» замість власного тендерного комітету;

- Державна служба України з безпеки на транспорті зверталась із проханням централізованої закупівлі бланків, комп’ютерної техніки, серверного обладнання та загалом висунула бажання передати всі процедури закупівель на аутсорсинг до ЦЗО;

- Державна архівна служба, Державний комітет телебачення та радіомовлення України, Державна служба праці та інші зверталися з проханням забезпечення серверним обладнанням та спеціалізованим програмним забезпеченням;

- Міністерство охорони здоров’я зверталося з ініціативою 100% заміни парку комп’ютерів відповідно до програми інформатизації.

Потенційний замовник не був учасником пілотного проекту.

- ДАК «Автодороги» зверталася з приводу налагодження централізованих закупівель філій (структурних підрозділів) та контролю якості реалізації закупівельного процесу;

- на численних зустрічах із представниками ЦОВВ неодноразово ініціювалися питання централізованих закупівель комунальних послуг та палива;

Нестандартні потреби та великі проекти, які потребують ґрунтовного опрацювання та значного часу на підготовку.

- СКМУ звернувся з проханням забезпечення потребою в товарах на загальну очікувану вартість 155 млн грн. з метою комплексної реалізації реформи державного управління «Директоратів». На жаль, потреба у закупівлі в інтересах великої кількості замовників, для яких потрібно було провести досить велику кількість процедур в обмежені строки, перевищувала організаційні та кадрові можливості пілотної ЦЗО. Проте в рамках цього проекту ДУ "Професійні закупівлі" надала консультативну допомогу 12 міністерствам. Було створено 5 пакетів тендерної документації для проведення торгів та уніфіковані технічні характеристики для 19 закуповуваних товарів.
В рамках реформи державної служби, ЦЗО безпосередньо провела три закупівлі для Директорату Міністерства охорони здоров’я. Були закуплені комп’ютери, принтери та маркерні дошки.

- Центральна виборча комісія звернулася з метою передачі до ЦЗО обов’язку забезпечувати всіма необхідними ТМЦ та послугами окружні та дільничні виборчі комісії для проведення виборів в найкоротші строки. В результаті співпраці ЦЗО було розроблено бізнес-процес «Надання транспортних послуг із доставки бюлетенів та виборчої документації з ОВК на ДВК, а також закупівлі товарів, необхідних для проведення виборчого процесу» та надано рекомендації щодо підготовки та організації процедури закупівлі транспортних послуг із доставки бюлетенів та виборчої документації, а також закупівлі товарів, необхідних для проведення виборчого процесу»

- Державна установа «Український інститут книги» звернулася до ЦЗО з проханням передачі на аутсорсинг процедур закупівель послуг із друку підручників та логістичних послуг на загальну очікувану вартість 450 млн грн., наразі тривають переговори з цього приводу;

Закупівлі, централізація яких потребує розробки комплексних автоматизованих рішень.

- Міністерство закордонних справ України ініціювало переговори з приводу закупівель авіаквитків та послуг готелів.


Висновки

За рік своєї діяльності Державна установа «Професійні закупівлі» досягла значних успіхів у реалізації цілей пілотного проекту, демонструючи важливість механізмів централізації у забезпеченні економії державних коштів.

Підсумовуючи результати діяльності пілотного проекту, варто відмітити найважливіші досягнення:

- проведено 13 процедур закупівель в інтересах замовників, за якими було укладено 22 договори та зекономлено більше 1 млн грн.;

- забезпечено найнижчі ціни на закуповувані товари порівняно з іншими замовниками у системі Прозорро, зокрема при закупівлі офісного паперу для друку;

- доведено суттєве зниження адміністративних витрат на проведення закупівлі завдяки використанню уніфікованої номенклатури, стандартизації тендерної документації та умов договору. Так, підготовка повторюваної процедури займає до п’яти разів менше часу завдяки приведенню процедури закупівлі до єдиного стандарту (уніфікована тендерна документація, уніфіковані технічні характеристики);

- впроваджено дієві практики та методи, що забезпечують високу ефектив ність діяльності централізованої закупівельної установи, зокрема: передача закупівельної функції від замовника до ЦЗО, принципи категорійного управління в закупівлях, взаємодія з постачальниками та залучення експертного середовища, використання уніфікованої номенклатури та тендерної документації тощо.

Що на цей час не вдалося:

На жаль, ЦЗО не змогла продемонструвати ефективність агрегації закупівель, об’єднуючи типові потреби різних замовників в єдиний гуртовий лот. Технічні можливості електронної системи не дозволяють використати цей важливий інструмент об’єднання попиту, отже «справжньої» агрегації не відбулося.

Ще один важливий інструмент централізації — рамкові угоди — також досі не реалізований в електронній системі. Тому в ході реалізації пілотного проекту організація була вимушена використовувати тільки звичайну процедуру відкритих торгів для здійснення закупівель.

Попри неможливість використовувати рамкові угоди та методи агрегації попиту, ЦЗО досягла істотної економії та порівняно низьких закупівельних цін. Вже зараз можна з впевненістю казати про те, що централізована закупівельна організація буде стабільно досягати низьких закупівельних цін завдяки чесній конкуренції та професійному підходу до реалізації закупівель. Можливість об’єднувати попит та знижувати витрати за рахунок масштабу тільки посилить ефект економії. Створення уніфікованих технічних специфікацій та стандартизація умов договору заклали фундамент для широкого використання агрегації попиту та використання електронних інструментів, таких як e-Catalog, e-Shop, в закупівлях в найближчому майбутньому.


Подальші кроки

У найближчій перспективі команда ЦЗО планує сконцентрувати свою діяльність на подальшому розвитку та посиленні спроможності ДУ «Професійні закупівлі» в якості централізованої закупівельної організації. Найближчим часом Державна установа планує досягти таких цілей:

- розвинути напрямок діяльності з надання консультаційних послуг замовникам та учасникам ринка публічних закупівель;

- доповнити номенклатуру каталогу ЦЗО новими групами товарів; розширити перелік товарів та послуг, що можуть закуповуватись ЦЗО в інтересах замовників;

- залучити до співпраці з ДУ нових замовників для демонстрації переваг централізованої закупівельної функції;

- провести навчальні семінари та інформаційні заходи для закупівельників щодо діяльності ЦЗО;

- вдосконалити взаємодію із замовником при визначені потреб у закупівлі;

- розробити методології розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі;

- взяти участь у подальших кроках щодо розробки та впровадження нормативного та технічного забезпечення діяльності центральної закупівельної організації та професіоналізації закупівель.

У 2018 році очікується прийняття Постанови КМУ «Про особливості створення та діяльності централізованих закупівельних організацій» яка надасть можливість Державній установі набути статусу централізованої закупівельної організації що здійснює закупівлі в інтересах замовників на рівні Центральних органів виконавчої влади.